DottedSign 電子簽章解決方案 – 效率、環保都在這套安全又合法的電子簽章流程中

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說到這套對整體大環境、經濟都有助益的 DottedSign 電子簽章機制…

雖說現實工作生活中不太容易就會有這麼 帥氣的老闆、小家碧玉的同事 順暢的合作模式與共識,但是近日因緣際會接觸到的這個 DottedSign 電子簽章解決方案、確實看來有機會為我們忙碌工作環節中的繁文縟節提供一個優化的空間。

也如同以上這段影片所介紹,這套 DottedSign 簡單說就是一個可以不用透過傳統的作業流程如合約紙本列印、乙方用印、郵寄、甲方收件、用印、存擋一份、回寄另一份、乙方收件、存擋且動用許多人力、資源才能完成合約簽訂的電子簽章解決方案。

郵政快遞時效表
gogovan

↳傳統簽約流程一定會需要時間、物流且甚至還有重要文件遺失的風險

那麼以下則是幾個為什麼市面上有這麼多類似服務、但會特別介紹 DottedSign 的主要因素:


 1) DottedSign 作業流程完全符合早在民國101年11月、經立法院三讀通過的電子簽章法

電子簽章法三讀通過

 2) DottedSign 可以完整紀錄多人協作且在法規中最重要的電子軌跡與個人雙重認證

簡化簽署流程、流程控管

 3) DottedSign 技術與軟體開發完全來自於臺灣、臺南的團隊:凱鈿行動科技股份有限公司 。在溝通上幾乎沒有什麼隔閡。

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 4) 價格競爭力:也如這一篇文章以下介紹,若一次訂閱 DottedSign 線上服務一年費用約1,800元,竟跟 Spotify 差不多………

spotify 訂閱費用

先來看這讓 DottedSign 電子簽章解決方案合法化的 “電子簽章法”

因為我們過去近20年的服務歷史中從未在合作過程中產生糾紛、甚至對簿公堂的案例。

所以,這個確認雙方合作關係的 ”合約” 、一直以來對我們而言都是一個非必要但又會增加很多作業成本的流程。

故目前這個橫空出世的 DottedSign 電子簽章解決方案,若能完整取代紙本作業,就可以大幅減少雙方的作業時間、流程與人力資源開銷。

只是說實在話我們都不是法律顧問、條文專長,但目前看來最能夠保障 DottedSign 電子簽章解決方案法律效力的,就是這個【公布/施行日期】於民國90年11月14日的電子簽章法

電子簽章法

而其中有幾點光從文字上解讀就能確保其合法性的條文如下:

 1) 雙方都同意用 “電子簽章” 來確定合約條款

電子簽章法第四條

那麼何謂 “電子簽章” :

基於這點,DottedSign 電子簽章流程中的簽署者 Email Address 雙重認證就可以用來辨識及確認電子文 件簽署人身分、資格及電子文件真偽。

電子簽章

 2) 內容可於日後取出供查驗

合約存取介面

↳DottedSign 電子簽章系統的 “文件管理介面” 就可以任意且隨時存取:

 3) 簽署者無法修改電子簽章的時間

合約建立時間

↳DottedSign  電子簽章文件備有時間戳記錄且無法修改

 4) 甲乙雙方簽約地址是主要交易、通信與業務執行之地(這個是合約條文本來就會確定好的)。

不過,這條電子簽章法中還有一個名詞與特殊技術為 “數位簽章”,應為雙方需要高度驗證技術簽訂之條文方需要的條件。如有需要者可參考電子簽當法11~15條。

數位簽署

DottedSign 電子簽章解決方案中主要的幾個主要操作流程

那麼假設現在若都沒有什麼疑慮,且也認為不論是內部簽呈或是與其他公司的合作上都可以試著導入這套機制時,就可以參考以下一些操作流程或先試著了解。

一、註冊

若要開始使用 DottedSign 電子簽章解決方案當然還是請先註冊。

DottedSign 後台介面

二、建立(電子簽章)任務


註冊成功後就可以免費使用或申請14天的 pro 試用權限,而這14天內就可以參考以下流程開始與甲方或乙方簽署電子簽章合約(或是公司內部簽呈、人事文件)了。

建立 DottedSign 任務
在 DottedSign 上傳文件與管理簽署人
在 DottedSign 設定簽署欄位
在 DottedSign 上寄送給簽署者

三、對方回簽

設定好合約上需要對方簽名的欄位、儲存與寄出後,對方就可以收信後直接用手簽名或是上傳簽名圖檔了。

而以下是對方收到信件後會需要執行的動作:

對方收到 DottedSign 信件
簽署者需要雙重驗證

↳簽署者會需要驗證身份

DottedSign 雙重驗證信箱

↳簽署者註冊與收取驗證信(有關這點,聽說今年十月底 DottedSign 會推出更簡易的驗證機制)

在簽署欄位上簽名或上傳圖檔
完成 DottedSign 簽署作業

↳完成上傳動作(除了上傳印章圖檔也可以手寫簽名)後就可以儲存與自動發信告知相關關係人了

在今天這個能讓世界更美好的 DottedSign 電子簽章解決方案之後


話說回來,畢竟現在我們大家工作都非常忙碌且繁雜,若有機會跟其他公司合作多半也是為了能夠快速解決問題或實現某目標。


那麼這個 “合約” 存在最大目的,應該就只是能確保雙方權利義務 且這樣才有白紙黑字… ,以及確認雙方共同目標方下與細節,並在出現爭執或疑問時有一個雙方都能夠接受的依據。

但若雙方的合作關係與共識已經不能靠這個共同目標來支持、而是只能透過合約條款來約束對方的話,那想必合作上一定會非常不開心且不長久。

所以,若整個合作過程從一開始到最後雙方都能相敬如賓,且也對於合作的內容與項目都非常有誠信與彈性時,那麼這紙合約的建立與存在也就真的可以越簡單、省事與好留存即可。

而今天主要在談的 “DottedSign 電子簽章解決方案” 在上述假設的前提下,就絕對不只可以節省相關作業流程、增加彼此溝通效率,更有機會建立高度互信基礎並讓雙方更專注在 “共同目標的實現” 上喔。

聯絡 DottedSign

↳可以參考今天文章介紹從官網來註冊/試用,又或者是有什麼特殊企業需求與方案期待也可以直接跟 DottedSign 團隊聯絡

有關這位努力看見數據的人

蔡先生

awoo 長期臨時工 蔡先生

深耕 SEO & Google Analytics 領域多年,曾有幸擔任國內各大知名企業、品牌與協會技術交流講師。除了能在工作上看見數據外更盡力抽空看見臺北各大特色咖啡館。目前主職 awoo SEO & SEM & MarTech 服務顧問,有相關合作需求請儘管來信:ada@awoo.com.tw

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