當 “在家工作” 突然從一種選擇變成了準則,心態與行為也應該開始有些不同

說到因一場中國武漢肺炎迫使 “在家工作” 從一種選擇驟變成準則..

相信誰也不會想到充滿希望、期待的2020年會突然遭逢到這樣一場人類浩劫。

且各種真實人性、政治角力與經濟衰退等亂象層出不窮,而個人生活習慣乃至社會秩序都不再熟悉,每天關注疫情變化與隨機應變竟也成了身為人類求生/生存技巧的一種考驗。

中國武漢肺炎疫情指揮中心記者會
↳如這篇文章寫出很多社會現象

且縱然如此,每個月房貸、小孩學雜費、信用卡費與無數帳單 加上偶爾紅燈右轉被抓到或只不過騎快一點點就被拍照、開罰單 的開銷都不會因此而減少半毛錢。

國家機器
↳國家機器真的動的很厲害

所以,此時此刻全球為了避免疫情擴大、減少個人染疫機會卻又同時需要兼顧生計與確保公司/團隊可以繼續運作與營運下去。突然一個名詞以及政策突然從四面八方開始湧入:

在家工作

是的,就在這短短幾個月的發展下,”在家工作” 這個名詞與公司政策從一開始是一些國際科技軟體品牌如 IBM、Twitter、Apple、Amazon、Google 或微軟開始實施,一路到國內新創、知名企業以及不少臺灣公司、品牌也開始試行在家工作之辦法(*1)。

所以既然現在在家工作突然轉變成一種身為2020現代人必經之工作情境,今天會盡力試著整理一下近期開始在網路上傳播、一些在家工作所需要具備的心態、工具或參考資料。

在家工作時,建議個人/團隊盡可能須先具備的一些心理建設與機制

在介紹一些在家工作必備軟體應用工具之前,其實許多篇文章都有提到若要開始在家工作,其實從個人心態就開始需要有些調整。而在此也列舉幾個幾乎每篇文章都會提到的事前心裡建設:

  • 要有刻意的換場機制
  • 要有明確的工作目標
  • 要有良好的作業環境
  • 要有通暢的溝通管道

(1) 要有刻意的換場機制

雖說是在家工作,但為了更能進入工作狀態就會建議刻意打造一個換場的情境,以 “切換” 開始 “我·要·開·始·上·班·了!!!!!!!!!!!” 的開關。

而為了加強這個開關的效果,常見建議有:就算在家還是要穿正式服裝、建立儀式感(*2)或搭配一些提醒工具如蕃茄鐘等,就是為了要讓工作心態有很明確的切換,就算連放鬆、用餐、小憩的時間都要劃分清楚。

甚至也曾聽過友人的鮭毛設計師老公在自己家中走向辦公桌的地上鋪了一條長長的地毯….. ^^””

(2) 要有明確的目標

在家工作因為沒有一群人工作的氣氛與畫面,加上家中通常還有非常非常多讓人分心的元素。所以這個時候一個非常明確的工作目標、就可以比較容易讓自己快速進入狀況。

而幾個常見的作法如個人可以每天列舉最重要的三大待辦事項,或是由公司主管制定團隊、部門短中長期目標或實施OKR(*3)。

(3) 要有良好的作業環境

承上,在家工作時的 “在家” 通常不只有非常多讓人分心的元素,更有著各種突發狀況、兇禽猛獸如主子或長輩會從四面八方亂入。若這時再加上硬體、網路設備真的無法維持原有的辦公品質,那麼或許就真的就不太適合在家工作。

但若以上都沒問題,就先會建議在生理上先試著打造一個不輸自己公司現場的桌椅設備,然後試著讓自己維持在一個正確的坐姿(或站姿),如此也才能夠讓自己專心在工作上且也比較不容易累,接著就可以開始加強心理層面的輔具如香氛、背景音樂等(*4)。

(4) 要有通暢的溝通管道

緊接著在家辦公最大障礙與限制應該就是無法與人面對面交談了。再加上若平時就非常看重團隊合作與溝通,這時突然需要孤軍奮戰也多少會沒有安全感。

故在此真的會建議整個團隊突然都在家辦公時,就應該要試著快速建立的一些共識與溝通機制如(*5):

a) 要有一個團隊共用的線上協作/溝通平台如 Slack
b) 團隊需要更加關注即時留言、增加對話的頻率(甚至與公事無關)
c) 開工時、用餐或休息時間的團隊招呼語與發聲(甚至是大家一起曬午餐)
d) 更新個人狀態的顯示(如正在休息、預計做到幾點等)
e) 若真要進行會議討論時,能夠盡可能事先整理會議討論重點以及事先提供與會者需要確認/了解的摘要

在家工作時,幾款有助於遠端協作的軟體/工具介紹

而以上說到視訊會議多虧我們臺灣光纖網路環境建設完善,加上目前視訊會議軟體或方式有不少選擇,若加上有時會議會有一些同步桌面的需求時,其實反而遠端進行還比較理想。

↳如有時需要線上一起確認一些工作事項

而這時若問到團隊在家辦公卻需要進行會議時要用哪一套視訊會議軟體。

雖說這個月突然有一個選擇因時局以及人類工作習慣被迫改變而突然受到全球關注,但因為該款視訊軟體似乎有一些資安疑慮、加上最後若要邀請/增加會議成員、其與會者一定也需要安裝該軟體等條件限制。在此反而還是認為一款最老牌且幾乎每個人都有帳號的選擇應該會比較理想:

Google Hangouts(Meet)

首先因 Google Hangouts(Meet) 只要用 Google Calendar 新增會議並邀請與會者就會自動產生,如此除了快速建立視訊會議管道外還兼具時間管理的功能。最後再加上建立 Google Calendar 後還可以搭配 Email 提醒通知,故就算畫質真的比較差一點點,但相信其綜合價值與減少疑慮上還是一個在家工作時相對放心且減少摩擦的選擇。

↳就算不是 Google G Suite 也可以使用

不過若團隊在家工作時完全不用考慮視訊僅需通話,或是希望盡快開啟一個5~10分鐘的簡短討論,那麼其實 Slack & facebook Messenger & Line 的語音通話也十分夠用了。

而下一個團隊在家工作最常遇到的問題就是共同編輯一份檔案了。這時若一份檔案還是需要傳來傳去,不只相對較沒效率且還會有版本控管等問題。而這時一個也是在近幾年開始改變人們工作習慣的應用程式組合,應該就是最理想的解決方案了。

Google Drive(Docs) 雲端硬碟

這款 Google Drive(Docs) 雲端硬碟兼具了幾乎人人都有帳號、好協作/分享、團隊協作活動/修改紀錄與備註新增、擴充功能多、一般 Google docs 檔案不佔容量、共用資料夾與自動備份(這點真的很重要)等優勢,就算不是在家工作也十分受用/方便(*6)。

↳或需要共同編輯文件時也可以輕易加上備註

而當會議溝通、檔案協作都已經沒有問題後,那接下來應該就是當團隊在合作完成一個專案時所可能使用的應用工具組合了。

Slack & Trello & Dropbox

上述三款工具中,Slack 著重在即時溝通、分組/個別(小)專案討論,而 Trello 則是在任務指派與專案排程上能快速操作。至於老牌共用雲端資料夾 Dropbox 則是在非 Google Docs 檔案共用上能夠產生最大便利性(*7)。

↳Trello 在卡片標籤管理與拖曳上十分人性化與便利

而緊接著就是呼應一開始提的在家工作心態建立時,為了幫助自己快速切換成高速檔工作模式,並且也別忘了人還是需要休息的輔助提醒工具。

番茄鐘

不過說到番茄鐘,幾篇介紹文章不約而同都有提到其實也不是要刻意追求工作25分鐘就一定要馬上休息5分鐘。

只是單純要建立起 工作 > 休息一下 > 再衝刺 > 記得再休息 >再次火力全開 這樣的工作模式與正面循環(*8)。

最後,公司與公司間合作難免會需要簽約,這個時候雖說就算用郵寄也還是不會與對方接觸。但這時在家工作的自己若要郵寄合約不只還要自己列印、蓋章,且最後還是一定要出門或與人接觸。

好險這時我們曾在 “DottedSign 電子簽章解決方案 – 效率、環保都在這套安全又合法的電子簽章流程中(*9)” 這篇文章介紹過的 DottedSign 點點簽,就是一個在家工作卻又要處理合約簽署時、最理想且同樣具有法律效力的解決方案。

DottedSign 電子簽章解決方案介紹封面

在家工作時,可以透過哪些技術/工具協助網站營運逆流而上、逆境求生

如同這篇文章一開始前言所提,不管現在國內外局勢有多嚴峻,我們每個月還是需要會面對排山倒海的經濟壓力。

所以因應人類消費費行為的變遷與這個爆炸資訊量的時代,我們更需要設法透過一些技術與工具讓自己商品/服務更容易被 “本來就有消費需求” 被準顧客搜尋到。

↳尤其是我們現在一產生任何疑問或消費需時間,第一時間就是上網搜尋

而為了實現這個期待其實也沒有那麼遙不可及,只需要事先確認自身優勢、較具競爭力或是不可取代之處,接著就可以著手開始考慮為自家企業、品牌經營一個能夠持續產生內容、推廣自己商品/服務的部落格了,如此就可以增加與準客戶溝通的機會並建立關係甚至促成交易了。

↳現在越來越多品牌建立起自家官方部落格

畢竟現在對一位網站經營者而言、一位新訪客取得成本越來越高,這時若加上網站中沒有太多主題/專業/即時內容更新,那麼在這個競爭如此激烈,且消費者品牌/商品選擇如此五花八門的當代,就算帶來再多的新訪客也只是徒增自己伺服器負擔而已。

但若這個時候可以先利用 awoo 成長駭客工具中的 “天下無狗” ,來研究、拓展初當目標族群產生消費意圖時可能會搜尋的關鍵字(*9)。

天下無夠 2.0

並在確認目標族群的搜尋意圖與用字習慣後,持續撰寫/新增出呼應這些關鍵字的主題行銷內容,那麼這麼一來不但就更有機會利用網站 SEO 技術為網站持續帶來訪客價值最高的 Organic 流量,同時一篇篇專業又有公信力的文章,就可以有效產生出品牌好感加強、權威/專業感建立、容易且重複傳播與行銷等粽效。

且當一位潛在客戶都因為消費需求的產生而找上門了,此時網站中一篇篇精雕細琢的行銷文案就像是為網站聘請了一位不用投保勞健保、支付退休金且也不用擔心鬧彆扭或跟同事起衝突的虛擬員工,能每天24小時、每週七天不間斷地用最專業且全面的文字來推廣網站業務,理論上應該會是一個非常有價值的投資(*11)。

不過這時若是電子商務或是資訊媒體型網站,因為已經有不少既有資訊內容,就或許就可以直接考慮選擇 awoo 的人工智慧標籤技術服務,就能快速促使資訊內容價值最大化並大量減少管理成本,同時還能在招攬新訪客、訪客留存以及再行銷等環節上產生各種效益了(*12)。

在今後希望我們都可以重新看待與面對 “在家工作” 之後..

在今天試著能夠更有效率並提升產能的在家工作後,當然也希望能兼顧自己的生活品質。

而這個時候,在這幾個月突然越來越盛行的美食外送服務就或許會是一個相對折衷的解決方案。

只是雖說美食外送服務一直有一點道德與勞工權益之爭議。但平心而論,這項服務不只能夠創造工作機會與促進經濟發展、還能增加餐廳營收並減少食物浪費的可能,更能節省我們消費者交通與排隊、等待的時間,再加上平台本身的營收與成長,真的會覺得除了增加許多包裝資源浪費讓人感到有點困擾外,似乎也真的沒有不推薦的理由嘍。

↳因應目前國民疑慮同時保障雙方衛生與健康,馬上就快速新增 “放在門口” 之功能

在今天認真研究 “在家工作” 時可能會需要參考的網頁資訊連結:

*1 如 “台灣IBM半天就掌握95%員工動態 證明遠端工作可降成本卻不降效率” 這篇文章所提。
*2 所謂儀式感,可參考以下這篇文章所介紹: “「在家工作,更要儀式感」四個保持專注的遠距工作法!
*3 有關 OKR 是一種促使團隊比較能專心解決核心問題的公司管理制度。相關介紹可先參考 “績效管理真正的問題不在OKR或KPI” 這篇文章之介紹
*4 在家工作的工作環境、辦公桌椅或甚至坐姿都非常重要如 “防疫在家工作必看!解決 3 大困擾,打造專注環境,在家工作自由又高效率!” 所說明
*5 最近一篇 “Hahow 如何一天內實行遠端工作政策 – 從個人、團隊、會議、公司 4 大面向,來看遠端不失效率的關鍵” 就有提到一些在家工作所需要建立的一些團隊默契與認知
*6 電腦玩物就寫過非常多 Google Drive 雲端硬碟的應用與便利性如 “活用 Google Drive 雲端硬碟 12個激發工作潛能技巧教學” 這篇文章介紹
*7 一樣要感謝電腦玩物在 “如何活用 Trello 專案管理?完整技巧案例教學一次學會懶人包” 這篇文章中的介紹
*8 所以是否真要每一次都25/5也不用這麼有壓力,就可再請從 “如何做時間管理?5款番茄鐘App,幫助時間管理、提升工作效率” 找到自己慣用的番茄牌時鐘即可
*9 DottedSign 點點簽在現今更加重要與便利如 “DottedSign 電子簽章解決方案 – 效率、環保都在這套安全又合法的電子簽章流程中” 這篇文章介紹
*10 有關天下無狗的一些應用與介紹可請參考 “天下無狗 2.0, 人類搜尋需求研究與背後潛在意圖挖掘應用” 中的一些介紹
*11 部落格經營必要性以及其成效分析則如我們過去在 “部落格 Blog 經營!?從數據以及 SEO 層面來看經營部落格的必要性與核心價值” 所提
*12 至於電子商務/資訊媒體網站如何讓資訊價值最大化,則如我們上一篇在 “nununi x 人工智慧標籤,電子商務網站/大型媒體資訊價值最大化限定解決方案” 所說明

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蔡先生

awoo 長期臨時工 蔡先生

深耕 SEO & Google Analytics 領域多年,曾有幸擔任國內各大知名企業、品牌與協會技術交流講師。除了能在工作上看見數據外更盡力抽空看見臺北各大特色咖啡館。目前主職 awoo SEO & SEM & MarTech 服務顧問,有相關合作需求請儘管來信:ada@awoo.com.tw

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